AI Bietercockpit: Vergaberecht digital und rechtskonform steuern.

Begriffliche Verortung und funktionale Abgrenzung

Der Begriff „AI Bietercockpit“ ist bislang weder im Gesetz noch in der vergaberechtlichen Kommentarliteratur definiert. Es handelt sich um ein informelles Konzept, das die Integration künstlicher Intelligenz in digitale Bieterplattformen beschreibt. Im Unterschied zu herkömmlichen E-Vergabeplattformen, die lediglich die technische Übertragung und Entgegennahme von Angebotsunterlagen ermöglichen, bietet das AI Bietercockpit eine weitergehende, semantisch gestützte Unterstützung bei der Analyse von Ausschreibungen. So kann etwa durch Natural Language Processing (NLP) eine automatische Kategorisierung von Leistungsbeschreibungen erfolgen oder durch Machine Learning eine lernende Bewertung von Erfolgschancen. Dabei ist jedoch rechtlich zwischen rein unterstützenden Funktionen und solchen mit rechtlicher Außenwirkung zu unterscheiden. Während ein digitales Cockpit zulässig ist, solange es keine Entscheidungen trifft, sondern nur Informationen verarbeitet, bedarf eine darüber hinausgehende Automatisierung stets einer juristischen Bewertung unter Beachtung einschlägiger Rechtsnormen, wie der Vergabeverordnung (VgV), der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) oder des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB).

Anwendungsbereiche im Kontext der EU-Vergaberichtlinien

Im europäischen Vergaberecht sind die Rahmenbedingungen für elektronische Vergabeprozesse in der Richtlinie 2014/24/EU über die öffentliche Auftragsvergabe sowie in der Richtlinie 2014/25/EU für den Sektorbereich geregelt. Beide Richtlinien verpflichten die Mitgliedstaaten zur vollständigen Digitalisierung des Vergabeprozesses, einschließlich der Angebotsübermittlung und der Kommunikation mit den Bietern. Diese Vorgaben wurden in Deutschland in der VgV, der SektVO und der KonzVgV umgesetzt. Innerhalb dieses Rahmens kann das AI Bietercockpit als digitales Hilfsmittel für Unternehmen genutzt werden, ohne die formellen Vorgaben zu verletzen. Voraussetzung ist jedoch, dass alle rechtlich relevanten Erklärungen – etwa die Angebotsabgabe, die Eigenerklärungen oder die Teilnahmeunterlagen – weiterhin durch eine natürliche oder juristisch bevollmächtigte Person abgegeben werden. Das Bietercockpit darf keine automatisierten Willenserklärungen erzeugen, die dem Auftraggeber zugehen, da diese Handlungen rechtliche Bindungswirkung entfalten und daher einer menschlichen Steuerung bedürfen. Die AI darf also unterstützen, aber nicht selbst Anbieter im Sinne des § 97 Abs. 1 GWB sein.

Datenschutzrechtliche Rahmenbedingungen nach DSGVO und BDSG

Die datenschutzrechtliche Relevanz des AI Bietercockpits ergibt sich aus der systematischen Erfassung, Verarbeitung und gegebenenfalls Auswertung personenbezogener Daten. Hierzu zählen etwa die Namen von Projektverantwortlichen, Ansprechpartnern, Mitarbeiterqualifikationen oder vergangene Teilnahmeergebnisse an Ausschreibungen. Gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO ist eine Verarbeitung zulässig, wenn sie zur Vertragserfüllung oder zur Wahrung berechtigter Interessen erfolgt, wobei stets eine Interessenabwägung erforderlich ist. Ergänzend gelten die Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), insbesondere § 26 BDSG für die Verarbeitung von Beschäftigtendaten, sofern betriebsinterne Vergabeprozesse betroffen sind. Eine datenschutzkonforme Gestaltung des AI Bietercockpits setzt die Umsetzung der Grundsätze aus Art. 5 DSGVO voraus, namentlich Datenminimierung, Zweckbindung und Integrität. Unternehmen müssen zudem den Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO nachkommen und eine transparente Dokumentation der KI-gestützten Prozesse gewährleisten. In bestimmten Konstellationen, etwa bei systematischer Bewertung von Personenprofilen oder bei automatisierter Entscheidungsfindung, ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO verpflichtend.

Vergaberechtliche Zulässigkeit algorithmischer Auswertung

Vergaberechtlich sind automatisierte Auswertungen grundsätzlich nicht ausgeschlossen, solange sie ausschließlich auf Seiten der Bieter erfolgen. Kritisch wird es, wenn solche Bewertungen in die Interaktion mit dem Auftraggeber eingreifen oder strategisch manipulative Maßnahmen ermöglichen. So könnte etwa eine algorithmische Analyse zur Bewertung der Zuschlagskriterien und Preisniveaus anderer Mitbieter eine verbotene wettbewerbsbeschränkende Absprache im Sinne von § 1 GWB darstellen. Zudem dürfen die AI-Funktionalitäten nicht dazu verwendet werden, systematisch Umgehungen von Transparenzpflichten oder Ausschlussgründen zu generieren. Der Bieter muss nach wie vor in der Lage sein, die Substanz seines Angebots selbstständig und eigenverantwortlich zu bestimmen. Eine KI darf nicht in einem Maße tätig werden, dass sie eigenständig Vertragsinhalte formuliert oder Preise festlegt, ohne dass eine bewusste Willensbildung auf Seiten des Unternehmens erfolgt. Auch aus Sicht des Auftraggebers ist es nicht zulässig, Angebote auf Basis KI-generierter Elemente zu bewerten, deren Herkunft oder Entstehungszusammenhang nicht klar ist. Die rechtssichere Anwendung des AI Bietercockpits erfordert daher klare Grenzen zwischen unterstützender und entscheidender Tätigkeit.

Arbeitsrechtliche Fragestellungen beim internen Einsatz

Beim innerbetrieblichen Einsatz eines AI Bietercockpits sind zwingend auch die Vorgaben des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) zu berücksichtigen. Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG unterliegt der Einsatz technischer Einrichtungen, die zur Überwachung des Verhaltens oder der Leistung von Arbeitnehmern geeignet sind, der Mitbestimmung des Betriebsrats. Dies betrifft insbesondere die Nutzung von Systemen zur Leistungsanalyse bei der Bearbeitung von Ausschreibungen oder zur Bewertung von Angebotsverantwortlichen. Zudem ist nach § 26 Abs. 1 BDSG eine rechtliche Grundlage für die Verarbeitung von Beschäftigtendaten erforderlich, wobei stets eine Zweckbindung und Verhältnismäßigkeit zu wahren sind. Unternehmen, die ein AI Bietercockpit mit personenbezogenen Auswertungen implementieren, sollten frühzeitig die Arbeitnehmervertretungen einbinden und gegebenenfalls eine Betriebsvereinbarung abschließen. Auch datenschutzrechtlich ist eine sorgfältige Abgrenzung zwischen geschäftsrelevanter Analyse und personenbezogener Leistungsbewertung geboten. Nur so kann ein rechtssicherer und konfliktfreier Einsatz im Sinne einer effizienten Vergabestrategie sichergestellt werden.

Technische Anforderungen im Sinne des IT-Sicherheitsrechts

Die technische Ausgestaltung des AI Bietercockpits unterliegt nicht nur unternehmensinternen Standards, sondern auch gesetzlichen Anforderungen aus dem Bereich der IT-Sicherheit. Gemäß Art. 32 DSGVO sind geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu implementieren, die ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau gewährleisten. Für Betreiber kritischer Infrastrukturen gelten zudem besondere Pflichten aus dem BSI-Gesetz (BSIG), insbesondere § 8a BSIG in Verbindung mit der BSI-Kritisverordnung. Hieraus ergeben sich Anforderungen an die Verfügbarkeit, Integrität, Authentizität und Vertraulichkeit der Systeme. AI-Anwendungen müssen insbesondere vor unbefugtem Zugriff, fehlerhafter Datenverarbeitung und Manipulation geschützt werden. Eine besondere Rolle spielt dabei die Nachvollziehbarkeit algorithmischer Entscheidungen. Unternehmen sollten in der Lage sein, die Funktionsweise und Entscheidungslogik des AI Bietercockpits zu dokumentieren und auf Nachfrage offenzulegen. Dies ist nicht nur rechtlich geboten, sondern auch vertrauensbildend im Wettbewerb. Die IT-Sicherheit bildet somit eine tragende Säule der rechtlichen Zulässigkeit und langfristigen Akzeptanz des AI Bietercockpits.

Wettbewerbsrechtliche Zulässigkeit und kartellrechtliche Grenzen

Das Wettbewerbsrecht stellt einen weiteren relevanten Prüfungsmaßstab dar, insbesondere mit Blick auf § 1 GWB und Art. 101 AEUV. Der Einsatz eines AI Bietercockpits darf nicht dazu führen, dass Bieter sich kartellrechtswidrig abstimmen oder durch automatisierte Auswertung gemeinsamer Datenstrukturen eine Preisabsprache erfolgt. Auch die Nutzung von Plattformlösungen durch mehrere konkurrierende Unternehmen kann eine kartellrechtliche Relevanz entfalten, wenn diese den Zugang zu strategischen Ausschreibungsdaten ermöglicht. Zwar ist die Nutzung gemeinsamer Tools nicht per se unzulässig, sie darf jedoch nicht in wettbewerbsbeschränkende Kooperationen münden. Eine transparente Abgrenzung der Datenzugriffsrechte, eine klare Trennung der Bieterinstanzen und die technische Sicherung der Systemautonomie sind daher unerlässlich. Auch der Einsatz von AI-gestütztem Bieter-Monitoring zur Auswertung von Konkurrenzverhalten sollte nur im Rahmen der gesetzlichen Schranken erfolgen. Andernfalls drohen empfindliche Sanktionen durch das Bundeskartellamt gemäß § 81 GWB. Das AI Bietercockpit muss daher nicht nur funktional effizient, sondern auch wettbewerbsrechtlich unangreifbar sein.

Integration in Compliance-Management-Systeme

Die Einführung eines AI Bietercockpits sollte stets in ein umfassendes Compliance-Management-System eingebettet werden. Insbesondere im Vergaberecht, wo Fehler zu gravierenden Sanktionen führen können – etwa zum Ausschluss vom Verfahren gemäß § 124 GWB oder zur Rückforderung von Zuschlägen –, ist ein strukturierter Umgang mit rechtlichen Risiken unerlässlich. Ein rechtskonform ausgestaltetes AI-System kann dabei helfen, typische Fehlerquellen zu vermeiden, etwa das Versäumen von Fristen oder das Übersehen formaler Anforderungen. Voraussetzung ist jedoch eine kontinuierliche juristische Kontrolle der AI-Komponenten, etwa durch regelmäßige Audits, interne Schulungen und klar definierte Verantwortlichkeiten. Auch im Sinne des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG) kann ein AI Bietercockpit zur Risikominimierung beitragen, wenn es dazu genutzt wird, Nachhaltigkeitskriterien in Ausschreibungen gezielt zu analysieren. In jedem Fall sollte die Einbindung des Systems Teil der unternehmensinternen Rechtsstrategie sein und nicht isoliert als bloße Softwarelösung verstanden werden. Nur eine ganzheitliche Betrachtung sichert langfristigen Nutzen und rechtliche Stabilität.

Fazit: Chancen und Grenzen des AI Bietercockpits im Recht

Das AI Bietercockpit eröffnet erhebliche Potenziale zur Effizienzsteigerung im Vergabeverfahren. Zugleich bringt sein Einsatz zahlreiche rechtliche Anforderungen mit sich, die Unternehmen und Behörden nicht ignorieren dürfen. Zwischen Datenschutz, Vergaberecht, Arbeitsrecht und Wettbewerbsrecht spannt sich ein komplexes Normgefüge auf, das in die technische und organisatorische Gestaltung des Systems einfließen muss. Rechtsverbindliche Willenserklärungen dürfen weiterhin nur durch Menschen abgegeben werden. Die KI kann unterstützen, analysieren und strukturieren, nicht aber entscheiden oder verhandeln. Nur eine klar abgegrenzte und juristisch geprüfte Anwendung stellt sicher, dass das AI Bietercockpit nicht zur rechtlichen Grauzone wird, sondern als nachhaltiges Instrument der digitalen Transformation fungieren kann.

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